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安全是檔案工作的生命線，是檔案事業發展的根基和保障。檔案安全包括傳統載體檔案的實體安全和數字時代檔案的信息安全兩個方面，在數字檔案館（室）建設過程中電子檔案安全尤為重要。國家檔案局1983年發布的《檔案館工作通則》為保障檔案安全，首次提出檔案庫房建設需要具備抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光10項要求，被業內習慣稱之為“十防”；后來不同時期檔案庫房管理又有“九防”“八防”之說；新頒布實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》明確檔案館應配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及溫濕度調控等必要的設施設備，成為檔案館（室）建設與檔案防護的基本遵循。檔案防護理念要求既一脈相承，又與時俱進。雖然這些年電子檔案的安全管理備受關注，有關管理辦法也對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性（以下簡稱“四性”）提出了規范性要求，但沒能像對傳統載體檔案防護一樣，系統總結提出電子檔案防護應該做到哪幾防。

結合檔案工作實際，筆者從檔案學術交流的視角，提出電子檔案的“八防”，分析電子檔案“八防”與“四性”之間的關系，為做好電子檔案防護提供借鑒。

《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》等法律法規及《電子文件管理辦法》《電子檔案管理辦法》等指導檔案信息化建設、推進數字檔案館（室）建設的規范性文件中都有關于電子檔案“四性”的要求。如《電子文件管理辦法》提出，“電子文件應當來源可靠、程序規范、要素合規、安全可用”“電子文件的形成、傳輸交換、使用辦理、存儲、利用、歸檔、處置等全過程管理，應當符合有關法律法規以及國家標準的要求，確保電子文件始終處于受控狀態，確保電子文件真實、完整、可用、安全”；《電子檔案管理辦法》第十八條、第二十一條、第二十二條、第二十八條均對電子檔案的“四性”檢測提出了規范性要求。

保證電子檔案的“四性”是確保電子檔案的“檔案”屬性，確保電子檔案憑證價值、查考價值和保存價值的關鍵，也是電子檔案管理應當達到的工作目標。要達到這一目標需要采取哪些防護措施才能真正保證電子檔案的“四性”？筆者通過對“四性”檢測要求的深入分析研究，認為電子檔案管理應該采取8個方面的防護措施，即電子檔案“八防”：防篡改、防損毀、防丟失、防過時、防病毒、防信息泄露、防非法擴散、防技術依賴。

按照電子檔案“四性”的管理要求，筆者對電子檔案“八防”的涵義進行詳細闡釋和解析。

防篡改是指通過包裝、系統或其他物理措施抗擊產品正常用戶的篡改的行為。在計算機領域中，更多的是指防止惡意用戶或者木馬程序對數據（包括元數據、內容數據等，下同）的篡改行為。結合電子檔案管理要求，篡改電子檔案元數據和內容數據的行為是不被允許的，這將破壞電子檔案的真實性、完整性和安全性。

防損毀是指通過執行制度、規范流程、降低安全風險，以避免發生或即將發生的損耗或破壞。在計算機領域中，主要是指防止惡意用戶對數據的損毀行為，也包括防止由于宕機、存儲載體損壞等計算機軟硬件故障原因導致的數據損毀。結合電子檔案管理要求，損毀電子檔案元數據和內容數據的行為或情況是不被允許的，因為這將破壞電子檔案的“四性”。

防丟失是指防止失去或遺失某樣物品或東西。在計算機領域中，主要是指防止數據丟失，如防止數據被刪除，或者防止由于宕機、存儲載體損壞等計算機軟硬件故障原因導致的數據丟失，也包括預防遭受地震、火災、水災等災難性事件之后可能導致的數據丟失。結合電子檔案管理要求，檔案數據丟失的情形是絕對不允許出現的，這將破壞電子檔案的完整性、可用性和安全性。

防過時是指防止設備設施、信息或技術陳舊不合時宜，超過了流行的時間或規定的時間期限。在計算機領域中，主要是指防止計算機硬件設備、軟件系統或者應用技術過時對信息系統的正常運行或者數據的正常訪問造成影響。結合電子檔案管理要求，運行電子檔案管理系統的軟硬件環境過時，存儲或者訪問電子檔案數據的系統、設備以及載體過時，電子檔案數據格式過時等情況出現是不被允許的，這將嚴重影響電子檔案的可用性。

防病毒是指通過采取一些預防措施來避免遭受病毒侵害。在計算機領域中，是指用戶主動性地防范電腦等電子設備不受病毒攻擊，從而避免數據被篡改、用戶資料被泄露、設備程序被破壞等情況的出現。從廣義上來講，計算機病毒也包括木馬等惡意程序，這些程序被植入信息系統之后，不但竊取信息，還會篡改數據。由于計算機病毒會對計算機軟硬件系統帶來巨大的安全威脅并很可能造成重大的實質性危害，結合電子檔案管理要求，讓計算機病毒侵入電子檔案管理系統或者感染電子檔案數據是不被允許的，這將危及電子檔案的“四性”。

防信息泄露是指防止未經授權的披露、暴露或提供敏感信息給未經授權的個人、組織或公眾的行為。在計算機領域中，信息泄露很多情況下是利用技術手段和工具對計算機系統中的信息進行技術性竊取，如信息在傳遞、存儲、使用過程中的竊取等。結合電子檔案管理要求，電子檔案作為對國家和社會具有保存價值的重要數據，造成其信息泄露的行為是必須被明令禁止的，這將危及電子檔案的安全性，對國家和社會造成重大影響。

防非法擴散是指防止未經許可或違反法律規定，將某些物質或信息在未經授權的情況下進行傳播或擴散的行為。在計算機領域中，非法擴散的對象主要是指計算機系統中的信息。造成信息非法擴散的途徑和行為很多，包括但不限于非受控復制、下載內容，非授權打印輸出，非受控發送文件，非法傳播敏感信息等。結合電子檔案管理要求，檔案信息是不允許被非法擴散的，這將危及電子檔案的安全性。

防技術依賴是指防止自身的產品生產和過程控制依賴于某項或某些自身無法控制的技術。在計算機領域中，技術依賴主要是指信息技術方面的依賴，特別是對特定廠商的軟硬件設備或者技術路線的依賴，這將導致自身的產品、數據、技術受制于人。結合電子檔案管理要求，電子文件歸檔以及電子檔案移交過程中，不得采用非開放的壓縮、加密等技術措施，并須去除電子印章的數字簽名信息，只保留印章圖形。技術依賴會嚴重影響電子檔案的長期可用性。

從以上對電子檔案“八防”涵義的解析可以看出，電子檔案“八防”是保證電子檔案“四性”的重要手段，兩者之間實際上是防護措施與管理目標之間的關系。再結合電子檔案“四性”的定義，兩者之間的對應關系詳細描述如表1所示。從表1可以看出，電子檔案“八防”措施是保證電子檔案“四性”的必要條件。因此，要實現電子檔案的“四性”保證可以從電子檔案的“八防”措施入手。

由上可知，電子檔案“八防”措施的實施對于保證電子檔案的“四性”具有重要意義，那應該如何實施“八防”措施呢？

檔案數據被篡改一般通過兩種途徑，即偽造身份登錄系統并獲取權限或者植入木馬程序修改目標數據。可以分別采取加強身份認證和查殺木馬病毒的方式進行防護，并分別通過配備強身份認證系統以及安裝殺毒軟件和防火墻的方式實施。另外，將重要檔案數據存儲在WORM（Write Once Read Many，一次寫入多次讀?。┹d體上也可以起到防篡改的目的。

損毀檔案數據的途徑較多，一般可分為物理因素和邏輯因素兩種：物理因素主要是指宕機、存儲載體損壞等計算機軟硬件故障原因導致的檔案數據損毀；邏輯因素則是指惡意用戶登錄系統之后對檔案數據的損毀行為。由于物理損毀在一定程度上取決于計算機軟硬件設備的壽命，很難完全避免，因此在加強信息系統定期巡檢、及時更新的同時還需做好數據備份工作，做到有備無患。邏輯損毀主要是由人為因素造成，這需要加強對登錄用戶的身份認證和權限控制，并建立用戶行為的審計機制和數據恢復機制。

檔案數據丟失的因素和損毀的因素類似，同樣也包括物理因素和邏輯因素，防損毀采取的措施同樣也適用于防丟失。由于檔案數據丟失的性質往往比檔案數據損毀更嚴重，破壞性也更大，在采取相應措施時需要考慮加大力度。另外，防丟失還需要考慮地震、火災、水災等災難性事件可能導致的數據丟失，因此還應該做好檔案數據的備份工作，定期將檔案數據的全備份采用安全可靠的離線存儲載體備份之后妥善保管在異地備份場所中。異地備份場所宜與備份單位直線距離300km以上，且不屬于同一洪水風險區、同一地震帶等。

針對電子檔案管理系統的軟硬件環境過時，存儲或者訪問電子檔案數據的系統、設備以及載體過時，數據格式過時等情況，檔案部門應跟蹤計算機技術的發展狀況，采用轉換和遷移技術措施進行處置。所謂轉換就是在確保檔案原有信息不發生變化的前提下，變更檔案的載體形式或數據格式；所謂遷移是指在不改變數據格式的前提下，將電子檔案由一種軟硬件配置轉移到另一種軟硬件配置的過程。

本文所稱的病毒是廣義的，既包括通常所說的計算機病毒，也包括木馬病毒。計算機病毒侵入電子檔案管理系統或者感染電子檔案數據帶來的威脅和可能造成的危害不言而喻，需要通過安裝殺毒軟件和防火墻的方式進行防護。對于某些頑固病毒，還需要安裝專殺工具。

檔案信息在傳遞、存儲、使用過程中都有可能造成泄露，不法分子也可以利用技術手段和工具竊取檔案數據，如通過偽造身份登錄系統、植入木馬收集信息、網絡偵聽截獲數據等。為了防止檔案信息泄露，就需要從傳遞、存儲、使用等多方面進行防護，如在數據傳輸時進行對稱加密；將檔案數據存儲在與外部網絡物理隔離的局域網中并加強身份認證和權限控制；內外網數據交換時采用符合安全保密要求的數據交換設備等。

非法擴散與信息泄露有關聯但也有區別，擴散信息的前提是獲取信息，這有可能通過上述信息泄露的非法手段竊取信息；但實際上更多的情況是合法獲取信息之后的非法傳播擴散。如某用戶具有接觸檔案信息的權限，可以在其權限范圍內利用檔案信息，但該用戶對所接觸到的檔案信息進行了復制、打印、拍照、下載、發送等操作就很可能造成非法擴散。為了杜絕這種情況，除了對相關信息接觸人員進行警示教育，提高其安全保密意識之外，在檔案軟件功能設計時也需要考慮操作權限控制和利用安全保護功能，如限制打印、禁止下載、拍照保護、數字水印、限制打開次數、閱后即焚等功能。

電子檔案管理存在技術依賴在一定程度上來說是不可避免的，只能盡可能想辦法降低其技術依賴。電子檔案管理的技術依賴體現在對載體的依賴和數據管理的依賴。選用什么樣的載體來存儲電子檔案數據非常關鍵，要選擇主流的存儲載體，要保證載體本身沒有技術依賴，不會受制于某種讀取設備或技術；檔案數據本身也要盡可能降低技術依賴性，長期保存的電子檔案內容數據和元數據應脫離軟件系統獨立存在；應選擇主流、開放、穩定的數據格式，長期可讀可用；最后，還應該制定完善的長期保存策略，當技術依賴即將產生時，應立即采取措施（如進行轉換或遷移操作）。上述電子檔案“八防”措施總結如表2所示。